Algemene voorwaarden Leeuwenbergh

Op alle door ConcertLab B.V. aangegane overeenkomsten en geleverde diensten zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden Leeuwenbergh van toepassing.

1. Optie en reservering

Graag plaatsen wij een vrijblijvende reservering (optie). Deze reservering blijft maximaal 14 dagen van toepassing, tenzij anders staat vermeld. De optie wordt denitief als wij een voor akkoord getekende bevestiging hebben ontvangen en de voorschotnota genoemd in artikel 11 is betaald. Op het moment dat we een andere aanvraag ontvangen voor de in optie genomen ruimte(s), nemen wij contact op en vragen binnen 24 uur een beslissing te nemen. Indien binnen deze termijn geen uitsluitsel wordt verkregen, behouden wij het recht voor om de optie te laten vervallen.

2. Condities

a. Een dagdeel is een aaneengesloten gebruiksduur van 4 uur (ochtend, middag of avond).

b. De duur van de verhuur wordt vastgesteld inclusief 50% van de op- en afbouw werkzaamheden (bijeenkomst van 4 uur

met een uur opbouw en een uur afbouw wordt 5 uur in rekening gebracht).

c. Alle genoemde tarieven zijn exclusief 21% BTW.

d. Capaciteiten onder voorbehoud van inrichting en type bijeenkomst.

e. In geval van verhuur zonder catering worden naast de zaalhuur personeelskosten in rekening gebracht, een uurtarief ad €45 excl. BTW met een minimum van 4 uur en het aantal uren op basis van nacalculatie.

f. Wij vragen u rekening te houden met onze direct omwonenden speciaal bij aankomst of vertrek van uw gasten in verband

met eventueel geluidsoverlast.

g. Het is niet toegestaan om eigen dranken of etenswaren mee te nemen/nuttigen zonder uitdrukkelijke toestemming van de

Leeuwenbergh.

h. WIFI is in het gehele gebouw beschikbaar zonder extra kosten.

3. Aantal gasten

Het in de overeenkomst vermelde aantal gasten beschouwt de Leeuwenbergh als uitgangspunt. Het kosteloos wijzigen van het aantal gasten is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

a. Tot 2 weken voor de reserveringsdatum kan het aantal gasten naar beneden aangepast worden met 20% van het eerder opgegeven aantal gasten.

b. Tot 1 week voor de reserveringsdatum kan het aantal gasten naar beneden aangepast worden met 10% van het eerder opgegeven aantal gasten.

c. Binnen 1 week voor de reserveringsdatum kan het aantal gasten niet meer naar beneden aangepast worden. Indien het aantal gasten binnen 1 week voor de reserveringsdatum wordt verhoogd, dient zo snel mogelijk contact opgenomen te worden met de Leeuwenbergh. Als dit aantal gasten in de accommodatie past, is dit uiteraard geen probleem.

d. Een wijziging van het aantal gasten dient u schriftelijk of per e-mail door te geven aan de Leeuwenbergh.

4. Annulering locatie en materialen Leeuwenbergh

Indien het evenement wordt geannuleerd nadat u de bevestiging heeft getekend, brengt de Leeuwenbergh de volgende kosten in rekening:

a. Bij annulering vóór 3 maanden voor aanvang van het event wordt 25% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.

b. Bij annulering vanaf 3 maanden tot 2 maanden voor aanvang van het event wordt 50% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.

c. Bij annulering vanaf 2 maanden tot 1 maand voor aanvang van het event wordt 75% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.

d. Bij annulering binnen 1 maand voor aanvang van het event wordt 100% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.

Bepalingen omtrent COVID-19

• Zolang maatregelen vanuit de overheid vanwege COVID-19 van toepassing zijn zal ConcertLab B.V. al het mogelijke in het werk stellen om het event binnen de richtlijnen van het RIVM te laten plaatsvinden. Toch blijft opdrachtgever eindverantwoordelijk voor het naleven van haar gasten van deze RIVM richtlijnen. ConcertLab B.V. kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor COVID 19 gevolgen, opgelopen tijdens het evenement.

• Organisator communiceert vooraf over de maatregelen, waarin alle gezondheidsregels worden besproken.

• Eventuele boetes voortkomend uit het niet naleven van RIVM richtlijnen zullen voor rekening van de opdrachtgever zijn, tenzij dit aan opzet of grove schuld van de organisator te wijten valt.

• In het geval dat het arrangement geen doorgang kan vinden vanuit de overheid vanwege COVID-19, biedt organisator de volgende mogelijkheid aan:

– Verplaatsen van het afgesproken arrangement naar een nader te bepalen datum binnen 1 jaar na de oorspronkelijke uitvoerdatum. Afhankelijk van de voorwaarden van betrokken leveranciers kan sprake zijn van een aanbetaling, volledige betaling en/of verplaatsingskosten.

• Mocht opdrachtgever het arrangement willen annuleren terwijl deze volgens de richtlijnen wel zou kunnen doorgaan, zullen de gebruikelijke annuleringsvoorwaarden gelden.

5. Annulering diensten en materialen van derden

Ten aanzien van de dienstverlening van derden (bijvoorbeeld met betrekking tot catering, entertainment en materialen) gelden de door de betreffende derden gehanteerde annuleringsvoorwaarden.

6. Uitloop van het programma

Bij een uitloop van het evenement is mogelijk dat wij genoodzaakt zijn meerkosten door te berekenen voor bijvoorbeeld de zaalhuur, catering en de personeelskosten.

7. Besloten binnentuin

Een beperkt gebruik van de Leeuwenbergh binnentuin is onder voorwaarden toegestaan. De mogelijkheden om de binnentuin te gebruiken worden per aanvraag bekeken en afspraken hierover worden per reservering gemaakt.

Indien er sprake is van (live) muziek, dient de deur naar de binnentuin gesloten te blijven.

8. Decoratie

a. Het is niet toegestaan om confetti, serpentines, crepe papier, party poppers, rijst, rozenblaadjes, heliumballonnen, rookmachines te gebruiken binnen of buiten de Leeuwenbergh. Bij het gebruik hiervan is de Leeuwenbergh genoodzaakt kosten in rekening te brengen.

b. Andere versieringen met uitsluiting van bovengenoemden zijn uitsluitend toegestaan in overeenstemming met de Leeuwenbergh.

c. De versiering en toebehoren dienen direct na aoop van het event verwijderd te worden. Het is niet toegestaan om versiering binnen of buiten achter te laten bij de Leeuwenbergh.

9. Vuur en vuurwerk

a. Alle vormen van open vuur zijn verboden.

b. Brandende kaarsen zijn alleen toegestaan wanneer deze in een pot of glas zitten en geen gevaar vormen voor de veiligheid van onze gasten en het personeel.

c. Het afsteken van vuurwerk inclusief sterretjes is niet toegestaan.

10. Schade, diefstal of vermissing

a. De Leeuwenbergh is een zorgvuldig gerestaureerd rijksmonument, we vragen dan ook de locatie met respect te behandelen. Het is niet toegestaan materialen te bevestigen, te boren of te timmeren. Indien er sprake is van schade, worden de herstelkosten in rekening gebracht.

b. Het is alleen toegestaan materialen te bevestigen op de door de locatiemanager aangewezen plaatsen.

c. Bij schade, diefstal of verlies van goederen is de Leeuwenbergh genoodzaakt kosten in rekening te brengen.

d. De Leeuwenbergh is niet aansprakelijk voor verlies van en/of schade aan eigendommen van gasten of aan via derden ingehuurde materialen. Ook niet als gebruik wordt gemaakt van de garderobe.

e. Indien derden hun plicht tot leveren – om welke reden dan ook – niet nakomen, is de Leeuwenbergh niet aansprakelijk voor eventueel daaruit voortvloeiende schades. Voorgaande is eveneens van toepassing in geval van stopzetting door welke reden dan ook van leveringen door openbare nutsbedrijven.

11. Betaling

Bij ondertekening van de overeenkomst met de Leeuwenbergh ontvangt u een voorschotnota op basis van 50% van het reserveringsbedrag. Na afloop van het event ontvangt u een restant factuur. Wij vragen u de factuur binnen veertien dagen te voldoen. Indien er niet voldaan wordt aan betalingsverplichtingen, behouden wij ons het recht voor om onze plicht tot leveren voor onbepaalde tijd op te schorten tot het moment dat aan alle betalingsverplichtingen is voldaan.